Guía de uso de Rapiven

¿Para qué negocios sirve?

Bodegas, minimarkets, abastos, ferreterías, farmacias, licorerías, tiendas de ropa, panaderías, repuestos y gimnasios. Al crear la cuenta se elige el rubro y el menú se arma con lo que ese negocio usa.

¿Qué resuelve?

• Se acaba la calculadora: el sistema convierte cada monto con la tasa del día.
• Se sabe cuánto efectivo tiene que haber en la gaveta, en dólares y en bolívares por separado.
• El cuaderno de las deudas pasa al sistema: quién debe, cuánto y desde cuándo.
• El inventario baja solo con cada venta y avisa lo que se está acabando.
• El IVA, el IGTF y el Libro de Ventas para el contador salen hechos.

• Ventas del día y del mes, todo pasado a dólares con la tasa de cada venta (nunca suma dólares con bolívares).
• La tasa BCV de hoy, siempre a la vista (también arriba del menú).
• Gráfico de los últimos días, lo más vendido y lo que se está por acabar.
• Desde aquí se llega a Reportes, Gastos e IGTF.

• Se calculan solos con lo que el sistema ya registra (últimos 30 días, a costo). Solo los ve el dueño y el administrador.
• Si a un indicador le falta un dato, no inventa un número: dice qué anotar. Ej.: la merma se mide cuando anotas lo que se daña en Inventario → Merma.
• Toca ¿Qué es esto? en cada tarjeta para ver qué significa y cómo se mide.

1. Busca el producto por nombre o código, o escanea el código de barras: entra solo.
2. Toca el producto para sumarlo. Con + y − cambias la cantidad.
3. Elige cómo paga (ver página siguiente) y toca Cobrar.

• El botón $ / Bs de arriba cambia en qué moneda ves los precios (Productos, ficha y caja). Es solo para mirar: no cambia nada guardado.

Ejemplo: la cuenta es $7 y el cliente da Bs 3.000

1. Primer pago: Pago móvil por Bs 3.000. El sistema lo convierte a dólares con la tasa del día.
2. Toca + Otro pago: aparece lo que falta, ya calculado, en la moneda que elijas.
3. El botón = hace que ese pago cubra justo lo que falta.
4. Si pagan de más, aparece el vuelto en las dos monedas. Eliges si lo das en efectivo $, en Bs o por pago móvil.

• IGTF automático: se suma solo sobre lo pagado en divisas (efectivo $, Zelle, Binance). El pago móvil y la transferencia no lo pagan.
• Las formas de pago que acepta tu negocio se eligen en Ajustes.

• Busca por cédula o nombre: "12.345.678", "V12345678" y "12345678" encuentran al mismo cliente.
• Cliente nuevo: nombre y apellido (o razón social), cédula o RIF, teléfono y dirección. Si ya existía, no se duplica.
• Para dejar a deber: elige el cliente y cobra lo que te dé. Lo que falta queda como deuda a su nombre (capítulo 8).
• Producto agotado o con poco stock: un recuadro lo avisa antes de venderlo.

• El catálogo ocupa la pantalla y el carrito queda abajo, a mano del pulgar.
• Se puede agregar a la pantalla de inicio y se abre como una app.
• Los datos son los mismos en la compu y en el teléfono, al instante.

1. Toca la prenda en la caja. La tarjeta dice cuántos colores y tallas tiene (ej. «3 colores · 4 tallas»).
2. Elige el color: al lado sale cuántas quedan de ese color.
3. Toca la talla: cada toque suma una al carrito. Cada talla dice cuántas quedan; las que no hay salen en gris.
4. Puedes cambiar de color y seguir sumando. Toca Listo y cobra como siempre.

• En el carrito, el ticket y la venta queda el color y la talla: «Franela básica · Negro / M».
• No deja vender más de lo que hay de esa talla y color. Si se acaba, avisa cuántas hay en la otra sede.
• Con el lector de código de barras entra directo la talla y el color (cada combinación tiene su código, ej. P-0001-NEG-M).
• Si anulas la venta o haces la nota de crédito, vuelven a esa misma talla y color.

• La tarjeta del producto se marca y muestra cuántas ya están en el carrito (el número azul arriba a la derecha).
• Si el negocio tiene más de una sede, arriba de la caja dice Vendiendo en: elige la sede y el stock que ves es el de esa sede.
• Cada producto y cada talla dicen también cuántas hay en la otra sede (ej. «Quedan 5 · otra sede 4»), para mandar a buscar o traspasar.
• Para pasar mercancía de una sede a otra: Inventario → Transferir entre sucursales (también por talla y color).

1. Al empezar el día: Abrir caja con el efectivo inicial.
2. Durante el día, cada venta y cada gasto en efectivo se anota solo.
3. Al cerrar: cuenta la gaveta (dólares y bolívares por separado) y toca Cerrar caja.
4. Si no cuadra, la diferencia queda anotada.

1. Toca el nombre de un producto para ver su ficha (precio en $ y Bs, costo y margen, stock, vencimiento, últimos movimientos).
2. Toca Editar (en la fila o arriba en la ficha): se abre el recuadro con todo para cambiar.
3. Cambia lo que necesites y toca Guardar cambios. Si algo está mal escrito, el recuadro no se cierra y te dice qué corregir.

• Precio en dólares: el de bolívares se calcula solo con la tasa del día. Si quieres un precio fijo en Bs, también se puede.
• Los números se escriben como en Venezuela: 12,50 · 1.250,50. En bolívares y en stock, 1.200 es mil doscientos.
• Stock: si lo cambias desde Editar, queda como ajuste con su motivo en el historial.
• Crear, editar y cargar inventario lo hacen el dueño y el administrador; el resto del equipo solo ve la ficha.
• IVA por producto: general (16 %), reducida (8 %), adicional de lujo o exento.
• Existencias: bajan con cada venta. Con stock mínimo, el sistema avisa cuando se está acabando.
• Historial (kardex) de cada movimiento: venta, entrada, ajuste, merma.

1. En Nuevo producto deja marcado Viene en varios colores o tallas y toca Crear (o en una prenda que ya existe, toca Editar y abre Color y talla).
2. Agrega los colores: toca los botones (Negro, Blanco, Azul…) o escribe uno y toca Agregar.
3. Agrega las tallas: un toque carga el juego completo (Letras XS a XXL, Pantalón 28 a 40, Calzado 35 a 44, Bebé, Niños, Única), o escribe las tuyas.
4. En la tabla pon cuántas hay de cada color y talla, en cada sede. Toca Guardar cambios.

• Si quitas un color o una talla que tenía stock, ese stock se descuenta y queda anotado.
• Las entradas de mercancía, los ajustes y los traspasos también piden el color y la talla.
• En la tienda en línea el cliente elige la opción; solo ve si hay, no cuántas.

1. En el producto toca Editar y luego + Agregar medidas, calibres o largos (solo en los que varían; un martillo no lo necesita).
2. Elige qué varía: Medida (pulgadas: 1/2", 3/4", 1"…), Calibre (cables: #8, #10, #12, #14) o Largo (metros: mangueras, cadenas).
3. Toca los botones o escribe los tuyos, pon cuántos hay de cada uno y guarda. En la caja se elige el calibre o la medida, y baja justo ese.

• Marcas: en Categorías y marcas, escribe las marcas que vendes (separadas con comas) y toca Registrar.
• Al cargar un producto, la marca se elige de la lista, o se registra una nueva ahí mismo. No se repite: «stanley» usa la «Stanley» que ya está.
• En Productos se puede filtrar por marca, y buscar por marca, ubicación o equivalencia.

1. Productos → Cargar desde Excel.
2. Elige Inventario de productos (con código, costo y existencias) o Lista de precios (sin existencias).
3. Sube tu archivo .xlsx o .csv. No hace falta un formato especial: el sistema reconoce solo las columnas (nombre, precio, categoría, código, existencia, IVA…).
4. Revisa la vista previa: dice qué es nuevo, qué se actualiza y qué filas tienen problemas (sin nombre, sin precio, repetidas).
5. Toca Cargar. Al terminar, te dice cuántos entraron y qué filas corregir.

• Si el precio está solo en bolívares, se pasa a dólares con la tasa de hoy.
• Las categorías que no existen se crean solas.
• Hay plantillas de lista de precios y de inventario para descargar.
• Volver a cargar el mismo archivo actualiza, no duplica.
• Ropa: con columnas Color y Talla, cada fila es una combinación (plantilla «ropa con tallas y colores»).

Medicamentos con receta

• En el medicamento: Editar → marca Se vende con receta (y Va en nevera si corresponde). En la caja la tarjeta lo dice.
• Al tocarlo en la caja, el sistema pregunta: Sí, presentó la receta o No la tiene: no se vende.
• En la misma venta no vuelve a preguntar por la segunda caja.

Encargos: lo que el cliente pide y no hay

1. Desde la caja, botón Encargos (repuestos y ferretería), o en Inicio. Anota qué pidió, para qué vehículo o medida, el cliente, el precio y el adelanto.
2. Cuando lo pides al proveedor toca Ya lo pedí; cuando llega, Llegó.
3. Avisar por WhatsApp abre el mensaje listo para el cliente. Inicio muestra los encargos que llegaron y falta entregar.
4. Se cobra en la caja al entregar; el adelanto queda anotado como referencia.

• Datos del negocio: nombre, RIF, dirección, logo. El IVA y el IGTF se pueden apagar si tu negocio no los cobra.
• Tasa: dólar BCV o euro BCV (se cargan solas cada hora) o tasa propia; a la BCV se le puede sumar un ajuste en %. Con euro, los precios se muestran en €.
• Formas de pago: cuáles aceptas (efectivo $ o Bs, pago móvil, punto de venta, transferencia, Zelle, Binance).
• Equipo (en el menú): la ficha de cada persona y su acceso. El dueño ve todo; el administrador casi todo; el vendedor solo vende y cobra (no ve costos, reportes ni ajustes, no carga inventario y no anula ventas); el contador solo ve lo contable.
• Qué ves en el menú: prendes o apagas lo que incluye tu plan. Lo que apagas no se borra.

• Mi plan: cuántos días quedan, el precio y cómo reportar el pago. Avisamos por correo antes del vencimiento y hay días de gracia.
• Mis datos: tus datos son tuyos. Los descargas completos cuando quieras.
• Esta guía está en tu perfil (abajo a la izquierda, tu nombre → Ayuda): para leerla en línea o descargarla en PDF. También en el botón ? de arriba.
• Ayuda y soporte: guías cortas, consultas escritas a nuestro equipo con respuesta en el mismo sistema.
• Accesos del equipo de Rapiven: si soporte entra a tu negocio para ayudarte, queda anotado quién, para qué y cuánto tiempo.
• Verificación en dos pasos para entrar con un código del teléfono, si quieres más seguridad.

El sistema base (vender, caja, ventas, productos, deudas, gastos, reportes, carga desde Excel) lo tienen todos. Encima se prenden paquetes según el rubro. Los habilita Fenix según el plan contratado, y el dueño los prende o apaga en Qué ves en el menú.

• Al registrar una compra (entrada de mercancía), las existencias suben y el costo se actualiza. Cantidad y costo aceptan coma (2,5).
• La entrada de mercancía lleva el costo (lo que pagaste). El precio de venta se cambia en el producto, con Editar.
• Si la compra es a crédito, queda en Cuentas por pagar hasta que la abones.

• Categorías por sección (ej. Damas → Casual, Fiesta / Noche). Cada negocio nuevo arranca con las de su rubro; si ya tenías cuenta, toca Cargar sugeridas. En Productos se filtra por sección.
• Ajustes de inventario: recepción, merma (lo que se dañó o venció), conteo físico y transferencia entre sucursales (también por talla y color). Todo queda en el historial.
• Lotes y vencimientos: fechas de caducidad de los perecederos y medicinas, para vender primero lo que vence antes.

• Listas de precios: mayorista, minorista o especiales por cliente.
• Promociones y cupones: descuentos en % o monto fijo, con código, total mínimo, máximo de usos y fechas desde/hasta. Se crean y se editan (botón Editar) solo el dueño o el administrador.
• Fidelización por puntos: el cliente acumula puntos con sus compras y los canjea.

• Libro de Ventas mensual: base e IVA por alícuota, exentos, IGTF y total en bolívares. Se descarga en Excel.
• Notas de crédito para devoluciones: devuelven la mercancía al inventario y descuentan lo cobrado.
• Nota de entrega → factura: una venta se puede convertir a factura cargando el número de factura y de control (forma libre de la imprenta).

1. En la ficha del cliente se marca que es contribuyente especial y su % de retención (75 % o 100 %).
2. Al venderle, la caja descuenta sola lo que retiene: el cliente paga el total menos la retención.
3. La retención queda pendiente hasta que el cliente entrega su comprobante.
4. En Retenciones cargas el número del comprobante cuando llega (solo sobre ventas facturadas).

• Control de personal: horas trabajadas (marcar entrada y salida) y comisiones sobre ventas cobradas, sin IVA.
• Venta en línea: un catálogo web con tus productos (con foto, y el cliente elige color y talla) y enlaces de cobro para mandar por WhatsApp con tus datos bancarios. El cliente reporta el pago (medio y referencia) y tú lo confirmas o rechazas con motivo; si tenía una deuda, se abona solo.
• Cobros mensuales: planes que se cobran cada mes y la lista de suscripciones activas, con su vencimiento.

• Nómina: cada empleado con su sueldo mensual en $ o Bs. La quincena calcula IVSS, RPE y FAOV, descuenta los adelantos y deja un recibo para imprimir. Pagar la nómina la anota como gasto (y si es en efectivo, sale de la caja).
• Administración: lo que entró, lo que salió y lo que quedó en el mes, por medio de pago y por concepto.
• Contabilidad: estado de resultados, IVA e IGTF y libro diario cuadrado, en bolívares a la tasa de cada operación. Se descarga para el contador.
• El contador puede tener su propio acceso (Equipo) y solo ve lo contable.

• Citas: agenda por hora y por servicio (clases del gimnasio, consultorios).
• Sucursales: varias tiendas o depósitos, cada uno con su inventario y su caja.
• Resumen ejecutivo: vista del dueño con métricas de los últimos 90 días.
• Conciliación bancaria: importar el extracto del banco y cruzarlo con los pagos.
• Recordatorios, integraciones y respuestas automáticas: se conectan con otros sistemas y necesitan configuración con nuestro equipo.

1. Entra a Ajustes → Ayuda y soporte.
2. En Nueva consulta, escribe qué pasó y en qué pantalla.
3. Te respondemos ahí mismo, y la consulta queda guardada con su respuesta.